🆕 Nova Pasta Digital
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NOVIDADES DA VERSÃO
Este documento visa apresentar as alterações realizadas na Pasta Digital a partir da sua reestruturação, que resultou das necessidades apontadas pelos usuários do Sem Papel.
O QUE MUDOU?
Foram implementadas funcionalidades mais dinâmicas, como pesquisa avançada, cópia de arquivos, importação de arquivos assinados e pasta personalizada.
Vale ressaltar que nenhuma funcionalidade da Pasta Digital foi removida, apenas passaram por melhorias a fim de que o usuário possa continuar a utilizá-las normalmente, porém com mais eficácia, acessibilidade e melhor usabilidade do sistema.
[NOVO] PESQUISA TEXTUAL DENTRO DA PASTA
A partir de agora será possível realizar a busca textual pelo conteúdo/nome dos arquivos.
As consultas só podem ser realizadas em arquivos já publicados na Pasta Digital e não os que estiverem na aba elaboração.
[NOVO] PASTA PERSONALIZADA POR PROCESSO
Quando a pasta personalizada não possuir sua visualização configurada, será exibida uma mensagem informando ao usuário que o processo em questão ainda não possui uma visão personalizada e será habilitado o botão que direcionará o usuário para a tela de configuração, na qual será possível personalizar a visualização dos documentos da pasta digital.
Vale ressaltar que esta funcionalidade ficará disponível apenas para os usuários que possuírem a carga (ver aba tramitação) do processo. Ao visualizar a pasta personalizada, o número do processo será ocultado para diferenciar a visualização em relação a listagem original dos documentos.
Exemplo de pasta sem personalização:
Exemplo de pasta personalizada
O usuário poderá editar a visualização de uma pasta personalizada, a fim de reordenar os arquivos conforme a necessidade, desde que possua a carga do processo.
A personalização listará todos os arquivos já existentes na pasta digital, permitindo a ordenação dos arquivos e a criação de novas pastas.
O usuário poderá utilizar a opção ‘Restaurar Original’ para reordenar os arquivos conforme a versão original da pasta digital.
*Não é possível materializar os documentos de uma pasta personalizada.
[NOVO] HISTÓRICO DE DOCUMENTOS EM ELABORAÇÃO
Com a atualização, agora é possível visualizar o histórico de um arquivo em elaboração na pasta digital do processo, permitindo que o usuário identifique as ações ocorridas no documento em questão.
No histórico serão apresentadas informações como versão do arquivo, nome do arquivo, data de inserção, usuário de inserção, extensão original e extensão convertida do documento.
Não é possível realizar ações em lote no histórico de arquivos em elaboração, nesse caso a visualização se dará de forma individual.
Além disso, é possível realizar o download das versões dos arquivos do histórico, mesmo que este esteja bloqueado por outro usuário.
Os documentos copiados serão auditados no sistema para que possam ser exibidos na funcionalidade ‘Histórico cópia’, seguindo as regras desta funcionalidade.
[NOVO] CÓPIA DE DOCUMENTOS ENTRE PROCESSOS
A fim de agilizar as ações, foi incluída a funcionalidade de cópia de arquivos entre processos. Dessa forma, o usuário não precisará realizar o download de arquivos e inseri-los de forma manual em outro processo.
O número do processo de origem não poderá ser alterado, porém deve-se informar o número do processo destino para o qual os arquivos serão copiados. Também é possível vincular o processo de origem com o processo destino.
Os arquivos importados serão identificados, na pasta digital, com o número do processo original do qual foram copiados.
Durante a cópia, é possível escolher entre copiar os arquivos já com as assinaturas ou não, caso possuam.
Na visualização do histórico da cópia dos documentos foi acrescentado o tipo ‘Cópia’ no filtro ‘Tipo cópia’ para que também seja possível visualizar os documentos da pasta digital que foram copiados para outro processo.
Somente usuários que possuem a carga do processo destino, no qual estão sendo copiados os anexos, podem realizar as ações de cópia e vinculação.
[ATUALIZADO] INSERÇÃO DE DOCUMENTOS QUE POSSUEM ASSINATURA
A funcionalidade para inserção de arquivos na pasta digital foi atualizada para que as peças inseridas possam ter suas assinaturas validadas no momento da inserção.
Além disso, será possível importar as assinaturas. Nesse caso, o sistema validará o arquivo que está sendo inserido e, caso o arquivo possua assinaturas, estas serão identificadas com uma medalha na cor vermelha ou na cor verde.
Medalha verde: indica que o arquivo possui uma ou mais assinaturas válidas. Ao clicar sobre o ícone da medalha, será aberta uma caixa de seleção para selecionar a assinatura em questão e realizar a importação.
Caso o item não seja selecionado, o sistema importará somente o arquivo, sem as assinaturas vinculadas.
Medalha vermelha: indica que o documento possui uma ou mais assinaturas inválidas. Nesse caso, não será permitido realizar a importação das assinaturas com o arquivo.
Para dúvidas sobre o uso entre em contato com o suporte através do chat ou pelo telefone (19) 3403-1080.
